Inhalt
- Stufen
- Teil 1 Auswählen einer Methode zum Aufzeichnen von Daten
- Teil 2 Mach die Studie durch
- Teil 3 Ergebnisse analysieren und Änderungen vornehmen
Das Studium von Zeit und Bewegung beinhaltet die Analyse der Arbeitsleistung durch Beobachtung und zeitliche Abstimmung von Aufgaben. So können Sie feststellen, wie effektiv Ihr Tag sein kann, und Energie und Zeit zum Wohle aller sparen! Sie können diese Art des Lernens an sich selbst oder an jemand anderem durchführen. Zunächst müssen Sie jedoch die zu verwendende Methode auswählen, von der Echtzeitbeobachtung bis zur Stichprobenmethode (die Momentaufnahme-Methode), bevor Sie mit der Beobachtung und dem Timing der Aufgabe fortfahren. Sobald die Studie abgeschlossen ist, können Sie die Ergebnisse verwenden, um eine effizientere Arbeitsweise einzurichten.
Stufen
Teil 1 Auswählen einer Methode zum Aufzeichnen von Daten
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Verwenden Sie die Stichprobenmethode, wenn Sie keine Zeit mehr haben. Diese Methode beinhaltet die Beobachtung des Mitarbeiters zu bestimmten Zeiten und nicht stetig. Die Intervalle können zufällig oder regelmäßig sein. Sie beobachten den Arbeiter für einen bestimmten Zeitraum und extrapolieren dann anhand der Stichproben die für jede Aufgabe angegebene Zeit. Diese Methode eignet sich besser für Aktivitäten mit wenigen Komponenten oder für Mitarbeiter, die im Allgemeinen nur wenige Aufgaben ausführen.- Beispiel: Bei einem Mitarbeiter, dessen Hauptaufgabe die Fakturierung ist, kann die Stichprobe effektiv sein, da Sie bei jeder Bestandsaufnahme sehen können, was die Person tut. Sobald Sie alle Daten haben, können Sie die Aktivität oder Komponente identifizieren, die mehr Zeit für die Person benötigt, indem Sie die Häufigkeit und Dauer der Aufgabe in jeder Zufallsstichprobe vergleichen.
- Der Vorteil dieses Ansatzes ist die Fähigkeit, durch individuelle Rotation mehr als eine Person in einem definierten Zeitraum zu beobachten.
- Wenn Sie diese Methode auf sich selbst anwenden, können Sie einen Alarm einplanen, der in bestimmten Zeitintervallen ausgelöst wird, damit Sie die Arbeit, die Sie für einen bestimmten Zeitraum ausführen, aufzeichnen können.
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Beobachten Sie die Aktivität in Echtzeit, um Fragen zu stellen. Mit dieser Methode befinden Sie sich im selben Raum wie der Mitarbeiter, wenn er die Aufgabe ausführt. Du beobachtest die Arbeit, die es ausführt, und zerlegst sie, während du sie zeitst. Jede Komponente sollte ein verständliches Ganzes sein, ohne zu detailliert und schwer nachzuvollziehen.- Es ist nicht erforderlich, eine große Aktivität zeitlich zu planen, ohne die Komponenten zu untersuchen. An diesen können Sie die Mängel erkennen. Tatsächlich besteht keine Notwendigkeit, den Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz zu hindern: Sie werden die Aufgabe nur zu Registrierungszwecken aufschlüsseln. Wenn er beispielsweise Briefe konsultieren soll, sind die Komponenten: Gehen Sie dorthin, wo sich die Mails befinden, suchen Sie die fraglichen Mails, bringen Sie sie ins Büro, öffnen Sie die Umschläge, lesen Sie den Inhalt und werfen oder behandeln Sie jede Mail.
- Es kann hilfreich sein, eine Gruppe von Personen zu haben, die für die Beobachtung des Arbeitnehmers verantwortlich sind. So kann eine Person das Stoppen der Uhr, eine andere die Zeiterfassung und eine dritte Person das Notieren übernehmen.
- Sie können diese Methode auch auf Ihre Arbeit anwenden. In diesem Fall müssen Sie jede Komponente beim Ausführen bewerten.
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Machen Sie ein Video für eine natürlichere Note. Erstellen Sie ein Video, anstatt die durchgeführten Aktivitäten in Echtzeit zu beobachten. So können Sie später wiederkommen, um die Dauer jeder Arbeit zu analysieren. Dies ist kein großer Verlust für Sie, da Sie die Aufnahme jederzeit zurückspulen können, um eine Sequenz zu überprüfen. -
Nehmen Sie ein Video auf, um genauere Ergebnisse zu erhalten. Wenn Sie Ihre eigene Leistung messen, ist diese Methode viel einfacher als die beiden anderen. Installieren Sie eine Kamera auf einem Stativ mit dem idealen Winkel zum Aufnehmen des Auftrags. Lassen Sie die Kamera einen Job aufzeichnen, den Sie gerade ausführen, beispielsweise beim Erstellen eines Berichts.- Bewerten Sie die Aktivität über einen bestimmten Zeitraum. Beispielsweise können Sie die Auswertung für eine Woche oder einen Monat durchführen.
Teil 2 Mach die Studie durch
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Erstellen Sie eine Tabelle, um die Daten zu speichern. Sie benötigen ein Tool, um die Aufgabe aufzuzeichnen, und eine Kalkulationstabelle ist ideal. Abgesehen davon müssen Sie die Zeit aufzeichnen. Aufgaben werden oft stapelweise erledigt. Planen Sie in diesem Fall ein Feld, in dem die Dauer der einzelnen Komponenten jeder Aufgabe aufgezeichnet wird. Für diesen Teil benötigen Sie nur einen Satz nummerierter Felder. Sie müssen auch eine Spalte für Anmerkungen hinzufügen.- Wenn es beispielsweise die Aufgabe eines Mitarbeiters ist, E-Mails zu überprüfen und eine der Komponenten diese zu lesen, notieren Sie die Zeit, die zum Lesen der einzelnen Teile in den nummerierten Teilen neben der Komponente erforderlich ist.
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Teilen Sie die Arbeitslast in kleine Aktivitäten auf. Um eine Zeit- und Bewegungsstudie durchzuführen, müssen Sie die für jeden Job zugewiesene Zeit teilweise bestimmen. Im Allgemeinen besteht die einzige Möglichkeit, die Leistung eines Teams zu verbessern, darin, die kleinen Aktionen jeder Aufgabe zu betrachten. Sobald die Arbeit beendet ist, geben Sie jede Komponente mit einer kurzen Beschreibung an.- Das Geheimnis ist, das richtige Detail zu finden. Beispielsweise ist die zum Drücken einer Taste erforderliche Zeit eine überflüssige Information. Sie sollten jedoch nicht zu viel verwenden, da Sie dadurch möglicherweise die Daten verlieren, die zur Ermittlung des Leistungsniveaus erforderlich sind.
- Angenommen, Sie überprüfen Ihre E-Mails. Diese Aufgabe muss wie folgt unterteilt werden: Herstellen einer Verbindung zu Ihrem Computer und Ihrem Posteingang, Löschen von Spam, ohne ihn zu öffnen, Lesen von E-Mails, Schreiben von Antworten auf E-Mails und Sortieren von Dateien in Ordnern.
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Speichern Sie jede Aufgabe. Beginnen Sie mit einer Stoppuhr. Versuchen Sie, jeden Teil der Aufgabe zeitlich abzugrenzen, und notieren Sie, wie lange es gedauert hat, jede Aufgabe zu erledigen. In der Regel ist es einfacher, die Stoppuhr nach Ablauf der Zeit anzuhalten und neu zu starten. Später können Sie die Anzahl der Sekunden berechnen, die für jede Aktivität benötigt wurden.- Sammeln Sie die Daten für eine bessere Genauigkeit über mehrere Tage.
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Zeitaufgaben mit Videos. Wenn Sie ein Video verwenden, müssen Sie es für jede Komponente, die Sie planen, anhalten und neu starten. Auf diese Weise haben Sie Zeit, Beobachtungen vorzunehmen und die Dauer der einzelnen Komponenten zu notieren.
Teil 3 Ergebnisse analysieren und Änderungen vornehmen
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Berechnen Sie die durchschnittliche Dauer jedes Schritts. Wenn Sie alle Daten gesammelt haben, versuchen Sie, die durchschnittliche Dauer jedes Schritts zu berechnen. Um den Durchschnitt zu erhalten, addieren Sie alle Zeitdauern einer Komponente und dividieren Sie sie durch die Anzahl der Zeitdauern in dieser Gruppe.- Wenn das Lesen von E-Mails beispielsweise eine Komponente ist, kann die Dauer 4 Minuten, 1 Minute, 2 Minuten, 3 Minuten und 5 Minuten betragen. Summieren Sie diese Zahlen: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Teilen Sie das Ergebnis durch die Anzahl der gesammelten Dauern. Bei der Art ist es 5. Teilen Sie 15 durch 5, um durchschnittlich 3 Minuten per Post zu haben.
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Bestimmen Sie die durchschnittliche Dauer einer Aktivität. Die einfachste Methode zur Bestimmung der durchschnittlichen Dauer einer gesamten Aufgabe besteht darin, alle Durchschnittswerte der Komponenten zu summieren. Auf diese Weise können Sie den Durchschnitt aller Arbeiten ermitteln. -
Ordnen Sie die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit. Klassifizieren Sie Aktivitäten nach ihrer Wichtigkeit, um zu wissen, welche Prioritäten gesetzt werden. Es ist nicht erforderlich, Nummern zuzuweisen. Sie können sie einfach als wichtige und nicht wichtige Aufgabe kennzeichnen. Beispielsweise kann es wichtig sein, E-Mails zu beantworten, aber es sei denn, Sie arbeiten im Kundenservice, ist dies wahrscheinlich eine weniger wichtige Aufgabe als das Schreiben eines Berichts. -
Reduzieren Sie die weniger wichtigen und zeitaufwändigen Aktivitäten. Stellen Sie nach Auswertung aller Aufgaben fest, welche ausreichend Zeit in Anspruch nehmen, aber welche nicht von großem Wert sind. Diese Arbeit hilft Ihnen dabei, Ihre Ausgaben zu senken. Es ist ebenso wichtig, zeitaufwändige Aktivitäten zu betrachten, aber auch wichtig für Ihre Arbeit. Es würde sicherlich nicht schaden, sie effizienter zu machen. -
Achten Sie auf gleichzeitige Spots. Gleichzeitige Aufgaben verlängern in der Regel die Dauer jeder Aktivität, da Sie sich nicht auf mehrere Jobs gleichzeitig konzentrieren können. Wenn Sie mehrere Aufgaben ausführen, z. B. E-Mails anzeigen und gleichzeitig einen Bericht erstellen, versuchen Sie, etwas anderes zu tun. Legen Sie einen Zeitpunkt fest, zu dem jeweils nur ein Job ausgeführt werden soll. Lassen Sie sie beim Verfassen eines Berichts in Ruhe.- Wenn Sie den ganzen Tag Ihre Gedanken lesen, lösen Sie sich mental von allen anderen Aufgaben, die Sie ausführen. Oft ist es besser, immer nur einen Job zu erledigen. Zum Beispiel können Sie sie morgens, mittags und kurz vor dem Verlassen der Arbeit lesen.
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Suchen Sie nach Mängeln, um sie zu reduzieren. Sie werden häufig Ineffizienzen bei den Aufgaben feststellen, die Sie zeitlich und inhaltlich beschreiben. Wenn Sie diese Mängel beseitigen, können Sie besser arbeiten und Ihre Zeit optimal nutzen.- Wenn Sie beispielsweise jeden Tag Dokumente in einem anderen Raum außerhalb Ihres Büros ausfüllen müssen, müssen Sie die Zeit dafür sofort finden. Durch das ständige Hin und Her verlieren Sie Zeit, die Sie anderen Aufgaben widmen können.