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So senden Sie einen Beschwerdebrief an ein Unternehmen

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Autor: Louise Ward
Erstelldatum: 6 Februar 2021
Aktualisierungsdatum: 28 Juni 2024
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Inhalt

In diesem Artikel: Schreiben Sie einen Beschwerdebrief. Verwenden Sie den entsprechenden Ton und das entsprechende Format. Befolgen Sie die Buchstabenreferenzen

Viele Menschen schreiben irgendwann in ihrem Leben einen Beschwerdebrief. Wenn Sie mit den Produkten oder Dienstleistungen eines bestimmten Unternehmens nicht zufrieden sind, können diese Probleme in der Regel zum beiderseitigen Vorteil beider Partner mit einem Brief gelöst werden, der die Situation deutlich, aber höflich anprangert. Das Schreiben eines Beschwerdebriefs ist weder schwierig noch belastend. Alles, was Sie tun müssen, ist die Fakten klar darzulegen und höflich eine Lösung vorzuschlagen.


Stufen

Teil 1 Einen Beschwerdebrief schreiben

  1. Richten Sie den Brief an den Kundendienst. Wenn Sie ein Beschwerdebrief schreiben möchten, ist es für Sie effektiver, sich direkt an den Kundendienst des betreffenden Unternehmens zu wenden. Der Kundendienst ist an die Bearbeitung von Kundenbeschwerden gewöhnt und es ist wahrscheinlich, dass Ihre Anfrage effizient und effektiv bearbeitet wird.
    • Suchen Sie nach Möglichkeit nach dem Namen des Leiters dieser Abteilung. Beginnen Sie Ihren Brief mit einer Höflichkeitserklärung als Sehr geehrter Herr oder Sehr geehrte Fraugefolgt vom Namen der Person. Wenn Sie den Namen des Kundenbetreuers nicht finden, schreiben Sie einfach das Kontaktformular.
    • Sie finden die Kundendienstadresse auf der Website des Unternehmens, in den Unternehmensbroschüren, auf den verwendeten Werbematerialien oder auf den Verpackungen oder Etiketten der angebotenen Produkte.




  2. Gehen Sie direkt zum Punkt. In der ersten Zeile Ihres Briefes sollte klar angegeben sein, warum Sie Ihren Brief schreiben und worauf es bei Ihrer Beschwerde ankommt. Zeigen Sie so viele relevante Fakten wie möglich auf, einschließlich Datum, Uhrzeit und Ort, an dem die Dienstleistung erbracht (oder der Kauf getätigt) wurde, und vergessen Sie dabei nicht alle in Frage kommenden Seriennummern oder Modelle.
    • Der Empfänger des Briefes muss den Zweck des Briefes in weniger als fünf Sekunden identifizieren können. Versuchen Sie also zu vermeiden, mit einer zu langen und unzusammenhängenden Einführung zu beginnen.
    • Sie können im nächsten Absatz weitere Einzelheiten darlegen oder die Situation erläutern. In den ersten Zeilen sollte Ihre Beschwerde jedoch so knapp wie möglich hervorgehoben werden.
    • So könnte Ihr erster Satz aussehen: "Ich schreibe, um mich über einen defekten Haartrockner zu beschweren, den ich am 15. Juli in Ihrem Lokal in der XXX Street in Paris gekauft habe. "




  3. Seien Sie genau über das Ergebnis des Problems. Wenn Sie einen Produktersatz, eine Rückerstattung, Reparaturen oder andere Formen der Entschädigung wünschen, machen Sie dies im zweiten Absatz deutlich. Daher erhalten Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit keine Formulare oder anderen Antwortschreiben und geben dem Empfänger etwas zum Bearbeiten.
    • Versuchen Sie, in Ihren Bemerkungen so konstruktiv wie möglich zu sein, und bieten Sie eine Möglichkeit, das Problem zu lösen, mit dem Sie konfrontiert sind, um Ihre Beziehung zum Unternehmen aufrechtzuerhalten. Wenn Sie eine Rückerstattung oder eine andere Form der Entschädigung verlangen, während Sie drohen, niemals ein Produkt zu kaufen oder die Dienste dieses Unternehmens zu nutzen, werden Ihre Anfragen möglicherweise nicht bearbeitet.
    • Wenn Sie möchten, dass das Unternehmen ein größeres Problem behebt, fügen Sie es in Ihren Brief ein. Denken Sie jedoch daran, dass dies einige Zeit in Anspruch nehmen wird.
    • Drohen Sie nicht, in Ihrem ersten Brief zu klagen. Dies ist möglicherweise die letzte Möglichkeit, aber senden Sie zuerst Ihren Beschwerdebrief und warten Sie auf eine positive Antwort.



  4. Versuchen Sie, Kopien von Gutscheinen beizufügen. Es können Quittungen, Garantien, Bürgschaften, Kopien von Schecks sein, die Sie gesendet haben, und Sie können bei Bedarf ein Foto oder Video anhängen. Alle Dokumente sollten im Brief enthalten sein. Alle Dokumente sollten Ihrem Brief beigefügt sein.
    • Achten Sie darauf, Kopien der Teile zu senden, die Sie anhängen möchten, nicht jedoch die Originale. Auf diese Weise verlieren Sie nicht diese wesentlichen Informationen, falls Sie Belege an Dritte weitergeben müssen.
    • Vergessen Sie nicht, alle Kopien anzugeben, die Sie an den Brief anhängen. Hier ein Beispiel: "Im Anhang finden Sie eine Kopie meiner Originalquittung sowie eine Kopie der Garantie und Informationen zur Seriennummer des Haartrockners. "



  5. Geben Sie Zeit, um das Problem zu beheben. Dies wird dazu beitragen, einen angemessenen Zeitraum für die Lösung des Problems einzuräumen. Dies beruhigt Sie und hilft Ihnen, das Problem in kürzerer Zeit zu lösen.
    • Durch die Angabe einer Frist wird auch verhindert, dass Ihr Brief verloren geht oder vergessen wird, wodurch Ihre Beziehung zum Unternehmen noch angespannter wird.
    • Stellen Sie sicher, dass diese Verzögerung angemessen ist. Ein oder zwei Wochen sind in der Regel ausreichend, auch wenn es darauf ankommt, wonach Sie fragen.



  6. Schließen Sie den Brief mit Respekt. Bedanken Sie sich bei Ihrem Empfänger für seine Hilfe und teilen Sie ihm mit, wann Sie kontaktiert werden möchten, um das Problem zu beheben, und wie es behoben werden soll. Dies vereinfacht die Arbeit und liefert Ihnen effizientere Ergebnisse.
    • Schließen Sie den Brief formell mit einem Ausdruck wie "Mit freundlichen Grüßen", wenn Sie den Namen des Empfängers kennen, oder "Bitte akzeptieren Sie meine Grüße", wenn dies nicht der Fall ist. Vermeiden Sie informelle Abschlussformeln wie "Meine aufrichtigen Grüße" oder "Mit freundlichen Grüßen".

Teil 2 Verwenden Sie den entsprechenden Ton und das entsprechende Format



  1. Sei höflich. Vielleicht bist du wütend und vielleicht hast du recht, aber wenn du nicht höflich bist, wird der Empfänger nur in die Defensive gedrängt. Schreiben Sie einen Brief mit respektvollem Ton und vermeiden Sie es unter allen Umständen, bedrohliche, gereizte oder sarkastische Bemerkungen zu machen. Denken Sie daran, dass die Person, die Ihren Brief verlinkt, nicht direkt für alles verantwortlich ist, was Ihnen passiert. Sie ist empfänglicher und hilft gern einem höflichen und freundlichen Kunden, anstatt einem verärgerten Verbraucher und wer hat einen anklagenden Ton.
    • Denken Sie daran, dass die Firma, an die Sie das Schreiben senden, Sie nicht absichtlich haben möchte. Die meisten Unternehmen stellen ihre Kunden gerne zufrieden.
    • Sie sind erfolgreicher, wenn Sie den Empfänger als eine Person behandeln, die Ihnen helfen möchte, anstatt davon auszugehen, dass er schlechte Absichten hat.
    • Vermeiden Sie es, den Brief zu schreiben, wenn Sie wütend sind. Erwarten Sie ruhig zu sein, oder schreiben Sie es trotzdem auf, und warten Sie ein oder zwei Tage, bevor Sie es abschicken. Höchstwahrscheinlich möchten Sie einige Ideen umformulieren, um weniger aggressiv zu wirken.



  2. Seien Sie präzise. Kundendienstmitarbeiter können täglich Hunderte von Briefen erhalten. Deshalb ist es wichtig, sehr schnell zur Sache zu kommen, damit sie genau wissen, was sie zu erwarten haben, sobald sie mit dem Lesen beginnen. Wenn Ihr Brief zu lang oder zu detailliert ist, neigt der Leser dazu, den Inhalt der Abfrage oberflächlich zu betrachten und hat keine sehr klare Vorstellung von dem Problem oder den Lösungen, die Sie vorschlagen.
    • Vermeiden Sie unnötige Details oder absichtlich entzündliche Bemerkungen.
    • Stellen Sie Ihr Schreiben auf eine Seite oder machen Sie weniger als 200 Wörter.



  3. Maßgebend. Diese Einstellung gibt Ihrem Brief den richtigen Ton und kann dazu führen, dass Unternehmensbeamte Ihre Beschwerde sehr ernst nehmen. Dies gilt insbesondere für schwerwiegende Beschwerden, die erhebliche finanzielle Auswirkungen haben können.
    • Maßgebend sind viele Dinge wie die sprachliche Qualität, die Kenntnis Ihrer Rechte und der Pflichten der Gesellschaft sowie die Professionalität, die Sie in dem Schreiben gezeigt haben.
    • All dies verleiht Ihnen Glaubwürdigkeit und kann sich positiv auf die Antwort auf Ihren Brief auswirken.



  4. Schreiben Sie den Brief im entsprechenden Format. Wie oben erwähnt, bestimmt das Layout, das verwendet wird, um Ihren Brief so professionell wie möglich zu gestalten, wie Ihre Beschwerde eingeht. Geben Sie Ihren Namen und Ihre Adresse sowie das Datum in der oberen linken Ecke der Seite an, gefolgt vom Namen oder Titel des Empfängers und der Adresse des Unternehmens auf der linken Seite direkt über dem Briefkörper.
    • Verwenden Sie immer einen Computer, um das Lesen zu vereinfachen und den Inhalt zu verbessern. Wenn Sie einen Brief von Hand schreiben müssen, achten Sie darauf, dass Ihre Handschrift klar und lesbar ist, ohne Löschungen oder Tintenflecken.
    • Lassen Sie unter der Abschlusserklärung ein Leerzeichen, um Ihre Unterschrift von Hand zu schreiben. In diesem Abschnitt müssen Sie Ihren Namen leserlich schreiben.
    • Schreiben Sie einen sauberen und gut verteilten Buchstaben mit Absätzen gleicher Größe.



  5. Überprüfen Sie die Rechtschreibung und die Grammatik. Rechtschreibung und Grammatik können das Ergebnis Ihrer Beschwerde bestimmen. Überprüfen Sie Ihren Computer unbedingt auf Rechtschreibung, bevor Sie das Schreiben ausdrucken, oder lassen Sie es von jemandem lesen, bevor Sie es senden.

Teil 3 Antworte auf den Brief



  1. Warten Sie. Seien Sie geduldig und versuchen Sie nicht, weitere Maßnahmen zu ergreifen, bis die Frist abgelaufen ist, die Sie in Ihrem Brief vorgeschlagen haben. Wenn der festgelegte Termin ohne Antwort des Unternehmens verstrichen ist, können Sie anrufen oder eine E-Mail senden, um zu überprüfen, ob Ihr Brief eingegangen ist. Es ist am besten, dem Unternehmen den Vorteil des Zweifels zu geben.
    • Wenn Sie keine Informationen über das Schreiben erhalten haben oder die Lösung nicht zufriedenstellend war, können Sie sich an einen Vorgesetzten wenden.



  2. Beschweren Sie sich nach der hierarchischen Struktur. Wenn Sie das Problem mit dem Kundendienstmanager nicht lösen können, versuchen Sie, den nächsten Manager gemäß der hierarchischen Struktur des Unternehmens zu finden, und setzen Sie sich mit ihm in Verbindung. Versuchen Sie bei jedem Aufstieg von einem Kundendienstmitarbeiter zum Geschäftsführer, natürlich über den Kundendienstmitarbeiter und den Vizepräsidenten, Ihre Korrespondenz mit den vorherigen Ebenen zu verbinden. Somit hat der betreffende Vertreter eine klarere Vorstellung von der Situation, und dies kann dazu beitragen, das Problem auf unstreitige Weise zu lösen.
    • Beginnen Sie am besten mit der Kundenabteilung, bevor Sie das nächste Level erreichen. In der Tat ist diese Abteilung eher mit der Bearbeitung solcher Beschwerden vertraut, und E-Mails, die an den Geschäftsführer gerichtet sind, werden wahrscheinlich an diese Niederlassung des Unternehmens gesendet.
    • In diesem Fall haben die Mitarbeiter des Kundenservice möglicherweise automatisch einen schlechten Eindruck von Ihnen, weil Sie versucht haben, sie zu umgehen.
    • Beachten Sie, dass Ihr Brief, wenn Sie einen Brief an den General Manager oder einen Unternehmensadministrator senden, sehr klar, präzise und gut geschrieben sein muss, da er keine Vorkenntnisse über den Vorfall hat.



  3. Konsultieren Sie einen Anwalt. Der Anwalt wird wissen, wie er vorgehen muss, um zu klagen. Denken Sie daran, dass der Prozess Ihr letzter Ausweg sein sollte, und die Erwähnung in Ihrem Brief wird einen negativen Ton angeben und kann gleichzeitig jede von Ihnen angeforderte Entschädigung behindern. Eine solche Entscheidung kann Ihnen auch schaden, wenn Sie bei der Verhandlung verlieren.
Beratung



  • Bevor Sie anfangen zu schreiben, nehmen Sie sich einen Moment Zeit und überlegen Sie, was mit Ihnen passiert ist. Sobald Sie die Situation durchdacht und klar definiert haben, was Sie zurückhaben möchten und wie Sie sich bewerben sollen, können Sie mit dem Schreiben Ihres Beschwerdebriefs beginnen.
  • Geben Sie in Ihrem Brief nicht das Zeugnis anderer Personen an. Wenn Sie der Meinung sind, dass diese Situation vor Gericht enden könnte, ist es in der Tat besser, nicht nur Aussagen von Zeugen, sondern auch deren Namen wegzulassen. Denken Sie auch daran, dass eine Klage teuer sein kann. Es ist besser, eine Einigung informell oder zumindest schiedsgerichtlich zu erzielen.
  • Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Brief Name, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer (nach Möglichkeit zu Hause, im Büro und auf dem Handy) angegeben sind. Finden Sie außerdem heraus, wer die E-Mail wahrscheinlich lesen wird, um Informationen zum Status Ihrer Beschwerde zu erhalten.
  • Wenn Sie sich über eine bestimmte Person beschweren möchten, beschränken Sie Ihren Brief auf die betreffende Person und verunglimpfen Sie nicht das gesamte Unternehmen. Wenn Sie sich über eine Unternehmensrichtlinie beschweren möchten, beleidigen Sie nicht den Empfänger oder die Regeln. Sie müssen nur das betreffende Problem und Ihre Anfrage offenlegen.
  • Verwenden Sie keine missbräuchlichen Begriffe. Denken Sie daran, dass Sie eine Entschädigung oder eine Lösung für das Problem wünschen. Darüber hinaus hilft es Ihnen nicht, unangenehm zu sein, wenn Sie Beleidigungen entweihen. Wenn Sie eine festere Sprache verwenden möchten, vermeiden Sie die passive Form und verwenden Sie direktere und beschreibende Wörter. Wörter wie Bestürzung und rebellisch sind fester als enttäuscht.
  • Bewahren Sie Kopien Ihrer gesamten Korrespondenz auf und vergessen Sie nicht, wann die Briefe versandt wurden.
  • Auf einigen Websites können Besucher ihre Beschwerden äußern. Erkundigen Sie sich bei ihnen, ob andere Kunden mit demselben Unternehmen wie Sie in der gleichen Situation waren.
  • Machen Sie eine abschließende Lektüre und stellen Sie sicher, dass der Inhalt Ihrer Anfrage ehrlich, wahrheitsgemäß und überprüfbar ist.
  • Das Senden eines handschriftlichen Briefes ist effektiver als das Senden per E-Mail, Fax oder über den Blog oder die Website des Unternehmens. Die meisten Unternehmen legen großen Wert auf handschriftliche Briefe.
Warnungen
  • Es ist illegal, sich in Ihrem Brief auf irgendeine Art physischer oder verbaler Drohung zu berufen, z. B. die Zerstörung von Eigentum, die Schädigung der Gesundheit anderer oder die Gefährdung der Sicherheit einer Person. Diese Drohungen können als Belästigung interpretiert werden. Dies ist ein ausreichender Grund, um Gerichtsverfahren vor einem Gericht zu verfolgen, gegen die Sanktionen verhängt werden können, die von Geldstrafen bis hin zu Inhaftierungen reichen können. Ignorieren Sie für Sie alle Bedrohungen. Schreiben Sie sie lieber nicht, geschweige denn senden Sie sie!