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So verwalten Sie Ihre Prioritäten mit Excel

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Autor: Judy Howell
Erstelldatum: 6 Juli 2021
Aktualisierungsdatum: 1 Juli 2024
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So verwalten Sie Ihre Prioritäten mit Excel - Wissen
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Inhalt

ist ein Wiki, was bedeutet, dass viele Artikel von mehreren Autoren verfasst wurden. Um diesen Artikel zu erstellen, haben 20 Personen, einige davon anonym, im Laufe der Zeit an seiner Edition und Verbesserung teilgenommen.

Es ist natürlich möglich, Ihre Aufgaben, die vorrangig erledigt werden sollen, auf einem Blatt Papier festzuhalten, wenn Sie sich in der Lage fühlen, alle Aufgaben innerhalb eines Nachmittags auszuführen.



Wenn Sie jedoch viele Dinge gleichzeitig erledigen müssen, werden viele häufig auf den nächsten Tag verschoben, wenn dies nicht der Monat danach ist. Dank der Excel-Kalkulationstabelle, die wir in diesem Artikel erstellen möchten, werden Ihre Prioritäten von Excel automatisch gemäß den zukünftigen Fristen verwaltet und die Reihenfolge der auszuführenden Aufgaben wird neu organisiert, damit Sie diese Aufgaben so wenig wie möglich verschieben können. .


Befolgen Sie diese Anleitung und in 20 Minuten haben Sie eine sehr effektive Möglichkeit, Ihre Prioritäten auf Ihrem Computer zu verwalten.


Hinweis: Entsprechend den internationalen Versionen von Excel wird die Punkt Die Trennung in den Formeln kann durch die ersetzt werden Semikolon.

Stufen




  1. Erstellen Sie eine Registerkarte "Desktop" oder "Home". Öffnen Sie ein neues Excel-Arbeitsblatt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte "Sheet1" am unteren Bildschirmrand und klicken Sie auf "Rename". Registrieren Sie stattdessen "Haus" oder "Büro".



  2. Benennen Sie außerdem "Sheet2" in "Pattern" und "Sheet3" in "Points" um, und verfahren Sie dabei genauso wie im ersten Schritt.



  3. Erstellen Sie die Wichtigkeitstabelle. Füllen Sie auf der Registerkarte "Punkte" die Spalten A, B und C wie folgt aus:




  4. Definieren Sie den Namen "Wichtigkeit". Markieren Sie die Zellen A2 bis C7. Klicken Sie in Excel 2007 oder höher auf "Formeln" und dann auf "Namen definieren". Klicken Sie in Excel 2004 oder höher auf "Einfügen"> "Definieren"> "Name".
    • Wenn Excel Sie auffordert, den Namen festzulegen, geben Sie "Wichtigkeit" ein und klicken Sie auf "OK".



  5. Erstellen Sie die Tabelle der Bemühungen. Wiederholen Sie die Schritte 3, 4 und 5, um die Aufwandsliste in den Spalten E, F, G zu erstellen. Markieren Sie die Zellen E2 bis G6 und definieren Sie sie mit dem Namen "Aufwand".



  6. Erstellen Sie eine Notfalltabelle. Wiederholen Sie die Schritte 3, 4 und 5, um die Notfalltabelle in den Spalten I, J und K zu erstellen. Definieren Sie diese Zellen mit dem Namen "Notfall".



  7. Geben Sie die Überschriften in der Registerkarte "Home" oder "Office" ein, je nach Ihrer Wahl. Wir gehen hier davon aus, dass Sie diesen Tab "Haus" genannt haben. Klicken Sie darauf und fügen Sie folgende Überschriften in Zeile 1 ein:
    • A - Priorität; Wir geben hier die Formel der Prioritäten 1 für die wichtigsten Aufgaben ein. Diese Zahl kann jedoch bis zu 100 betragen.
    • B - Aufgabe; der Name der auszuführenden Aufgabe
    • C - Bedeutung; Es wird mit den Buchstaben A, B, C, D, E oder F der Tabelle vermerkt.
    • D - Aufwand, Eine Note zwischen 1 und 5, ziehe aus der Tabelle "Aufwand".
    • E - Notfall; Eine Formel, die auf der Frist für die Erledigung der Aufgabe basiert
    • F - Frist; Das Datum, an dem die Aufgabe spätestens abgeschlossen sein muss. Die Fristen sind nicht immer auf den Brief zu achten. Auf diese Weise gibt "Acceleration" das Datum an, an dem Sie mit der Ausführung dieser Aufgabe beginnen können, und "Extension" gibt das Datum an, bis die Aufgabe verschoben werden kann. Zum Beispiel könnten wir die Aufgabe "Zum Friseur gehen" um 5 Tage beschleunigen und um 4 Tage verlängern - tatsächlich wäre es nicht sinnvoll, zwei Wochen im Voraus zum Friseur zu gehen, und die Leute würden anfangen, dies zu bemerken Sie müssen zum Friseur gehen, wenn Sie mehr als 4 Tage zu spät sind.

    • G - Beschleunigung - Anzahl der Tage vor dem Stichtag, ab der Sie die betreffende Aufgabe bereits ausführen (können).
    • H - Verlängerung; automatische Fristverlängerung
    • Ich - verbleibende Tage; Dies ist eine Formel, die die Anzahl der Tage vor dem Stichtag berechnet. Die Formel gibt eine negative Anzahl von Tagen zurück, wenn die Frist überschritten wird.
    • J - Enddatum; das Datum, an dem die Aufgabe abgeschlossen wurde.
    • K - Kommentare; alle Details bezüglich der auszuführenden Aufgabe



  8. Geben Sie Ihre Aufgabenliste ein. Beachten Sie, dass die Spalten "Priorität", "Notfall" und "Verbleibende Tage" leer gelassen wurden. Wir werden sie später mit Formeln vervollständigen. Im Folgenden finden Sie Beispiele für Haushaltsaufgaben, die Sie möglicherweise erledigen müssen.



  9. Zwischen den Formeln für "Verbleibende Tage", "Notfall" und "Priorität". Diese Formeln müssen in die zweite Zeile jeder der im vorhergehenden Satz genannten Spalten eingegeben werden.
    • In Spalte I (verbleibende Tage) = F2-SI (ESTVIDE (J2), HEUTE (), J2)
    • In Spalte E (Notfall) = SI (I2> G2.5, SI (I2> 0.4, SI (I2 = 0.3, SI (I2 + H2> 0.2.1))))
    • In Spalte A (Priorität) = VLOOKUP (C2, Bedeutung, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, Aufwand, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, Notfall, 2, FALSE)



  10. Schalten Sie das Format von Zelle I2 auf "Nummer". Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle, wählen Sie "Zellenformat" und klicken Sie auf "Nummer". Geben Sie außerdem "0" in das Feld "Anzahl der Dezimalstellen" ein. Klicken Sie auf "OK".



  11. Kopieren Sie die Formeln in die Spalten "Priorität", "Notfall" und "Verbleibende Tage" und erweitern Sie sie auf die verbleibenden leeren Felder in jeder dieser Spalten. Klicken Sie zuerst auf "E2" und drücken Sie gleichzeitig die Tasten "CTRL" und "C". Wählen Sie dann die Zellen E3 bis E10 aus und drücken Sie gleichzeitig die Tasten "CTRL" und "V". Gehen Sie genauso vor, um die Formel von I2 in den Feldern I3 bis I10 zu erweitern. Wiederholen Sie diesen Vorgang abschließend erneut, um die A2-Formel in die Zellen A3 bis A10 zu erweitern. Achten Sie nicht auf seltsame Werte, die von Zellen in Zeilen zurückgegeben werden, in denen keine Aufgabe geschrieben ist.



  12. Sortieren Sie die Zeilen nach Priorität. Markieren Sie die Zellen A1 bis K1 und vergrößern Sie diese Auswahl, um alle Zeilen mit einer Aufgabe einzuschließen. Klicken Sie anschließend auf "Daten"> "Filter".



  13. Speichern Sie Ihre Tabelle, einschließlich des Datums, um das Datum zu ermitteln, an dem die Datei zuletzt geöffnet wurde.



  14. Führen Sie die ausgeführten Aufgaben aus. Wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, geben Sie sie in die Spalte "Enddatum" ein. Denken Sie an diesen Trick: Wenn Sie gleichzeitig "STRG" + ";" (die Steuertaste und die;) - Taste drücken, wird das aktuelle Datum automatisch in der ausgewählten Zelle angezeigt.



  15. Beobachten Sie, wie sich die Reihenfolge Ihrer Prioritäten täglich ändert. Hier sind die Prioritäten für die kommenden Tage. Am 13. Juli müssen alle Aufgaben vor der sogenannten "Beschleunigungs" -Periode erledigt werden. Am 20. Juli stehen vier Aufgaben an erster Stelle (die mit der geringsten Anzahl), darunter das Mähen des Rasens (das seine Frist erreicht hat). Am 21. Juli ist die Priorität beim Mähen des Grases noch höher (wir sind in die "Dextensions" -Periode eingetreten) und am 23. Juli hat diese Priorität noch weiter zugenommen, weil wir die "Dextensions" -Periode überschritten haben. Wir sehen auch, dass die Aufgabe "Zahlen Sie die Gebühren" am 23. und 25. Juli gestiegen ist.
Beratung
  • Lesen Sie die unten aufgeführten Artikel, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre Zeit und Prioritäten verwalten.
  • Es ist möglich, eine Kopie dieser Tabelle an die folgende Adresse herunterzuladen:
  • = IF (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY () - (Wochentag (TODAY (), 2) bis 5) 7 +, TODAY () - (Wochentag (TODAY (), 2) bis 5))
  • Zögern Sie nicht, Ihre To-Do-Liste bei Bedarf täglich zu sortieren.
  • Teilen Sie Ihre großen Aufgaben in mehrere kleinere auf.
  • Kopieren Sie Ihre wiederkehrenden Aufgaben auf der Registerkarte "Vorlage", damit Sie sie leicht finden und kopieren können.
  • Es steht Ihnen frei, die jeder Prioritätsstufe zugewiesenen Punkte zu ändern.
  • Kombinieren Sie nicht die Aufgaben, die sich auf Ihre Familie und Ihr Zuhause beziehen, mit denen, die sich auf Ihre Arbeit in derselben Excel-Arbeitsmappe beziehen.
  • Sie können dieser Tabelle neue Spalten hinzufügen - wer hat Ihnen die Aufgabe zugewiesen, in welcher Kategorie die Aufgabe eingetragen ist und so weiter.
  • Verwenden Sie das AutoFilter-Tool, um Aufgaben auszuwählen, die nach Ablauf der Frist (Dringlichkeit = 1) oder sehr wichtige Aufgaben (Wichtigkeit = "A") ausgeführt werden.
  • Eine Möglichkeit, eine wiederkehrende Aufgabe immer auf dem neuesten Stand zu halten, besteht darin, dies in die Spalte "Frist" einzutragen (Dieses Beispiel basiert auf dem Freitag, der hier durch die "5" gekennzeichnet ist).
  • Fügen Sie in Ihre Spalte "Deadline" ein Bedingungsformular (mit der Funktion "SI") ein, um automatisch anzuzeigen, wann die Frist abgelaufen ist.

  • Zählen Sie jede Woche oder jeden Monat die Anzahl der Aufgaben, die während des ausgewählten Zeitraums ausgeführt wurden. Dies könnte das einzige positive Feedback sein, das Sie zu Ihrer Arbeit erhalten.
  • Diese Formel nimmt das aktuelle Datum (Montag = 1, Dienstag = 2 usw.) und prüft, ob wir am Freitag der aktuellen Woche bereits bestanden haben oder nicht. In diesem Fall addiert die Formel 7 zum aktuellen Freitag, um das Ergebnis des nächsten Freitags als Ergebnis zurückzugeben. Wenn der Freitag noch nicht überholt ist, gibt die Formel einfach das Datum des Freitags dieser Woche zurück.
  • In diesem Beispiel ist Montag = 1, Dienstag = 2, Mittwoch = 3, Donnerstag = 4, Freitag = 5, Samstag = 6, Sonntag = 7.
  • Wir können diese Formel auch so ändern, dass sie beispielsweise dienstags funktioniert. Wir sehen in der obigen Liste, dass Dienstag = 2 ist, es ist daher notwendig, die vor allem 5 mal 2 angegebene Formel zu ändern.
Warnungen
  • Bewahren Sie dieses Blatt regelmäßig auf.
  • Die diesen verschiedenen Prioritäten zugewiesenen Nummern sind nicht immer geordnet. Das Füllen einer Priorität mit einer zugewiesenen Nummer von "1" erhöht daher nicht die Nummern, die den anderen Prioritäten zugeordnet sind. Es ist möglich, dass einigen Prioritäten eine Nummer zugeordnet ist, die 100 überschreitet, und dass nicht alle möglichen Nummern Prioritäten zugewiesen sind. Ich rate Ihnen, sich auf Prioritäten mit Zahlen zwischen 1 und 12 zu konzentrieren.
  • Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie viele Aufgaben in diese Tabelle schreiben. Es ist absolut nicht peinlich, dass Aufgaben mehrere Monate lang am Ende der Liste bleiben. Sie werden in die Liste aufgenommen, wenn ihre Frist näher rückt.
  • Die Art und Weise, wie Sie Ihre Zeit verwalten, ist einzigartig für Sie und diese Tabelle ist möglicherweise überhaupt nicht für Sie geeignet. Sie könnten auch denken, dass das tägliche Öffnen dieser Datei zu viel Arbeit erfordert oder zu aufdringlich ist. Aus diesem Grund kann diese Tabelle beispielsweise für Sie nützlich sein, was Ihrem Nachbarn völlig unbrauchbar erscheint oder umgekehrt.
  • Sie können anstelle von Excel auch eine Tabelle mit der Online-Tabellenkalkulationssoftware von Google verwenden. So ist Ihre Datei immer verfügbar, wenn Sie auf das Internet zugreifen können.